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发票全面数字化浪潮下,企业如何提升90%的档案查阅效率?

2022-11-03 10:38:35 智能朗读:

面对发票电子化的浪潮

企业需要解决哪些问题

1、财务归档时,必须保存电子发票原件?

财政部、国家档案局发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中要求“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”。

2、如何有效管理电子发票和纸质发票?

财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》中要求“使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系”。

3、如何安全高效查阅电子发票?

在传统档案管理中,管理库房及档案需要耗费大量耗材和仓储成本,应对审计时,也需要大量人力及时间去库房翻找凭证。不仅低效,会计档案借阅的安全性也难以保证。

百望云电子会计档案解决方案

有效应对高效、合规管理要求

百望云依托在财税信息化领域的核心优势,结合票单证数字化的深入实践,为企业打造了电子会计档案专业化解决方案,帮助企业有效应对全电发票时代电子发票等会计凭证合规性管理要求及相关问题。

1、智能采集

系统支持电子档案和纸质档案的管理及长期保存。

对于电子档案,百望云电子会计档案系统支持以接口传输的方式获取企业各业务系统产生的电子档案数据。

对于纸质档案,百望云支持通过扫描、OCR识别等手段传输和识别纸质档案结构化数据,实现纸质档案的数字化采集。

2、一键匹配、组卷、归档、入库

对于电子档案,百望云电子会计档案系统支持四性检测和批量操作,确保档案的真实性、完整性、可用性、安全性,助力企业高效合规管理档案。

对于纸质档案,百望云电子会计档案系统支持建立纸电关联关系,满足财政部、国家档案局发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》和《会计档案管理办法》合规要求。

3、档案利用

百望云电子会计档案系统支持电子档案调阅、电子档案和纸质档案的线上借阅、审批,同时提供借阅有效期和水印等功能,档案利用全程安全便捷。此外,系统还提供全文检索功能,档案管理员想怎么搜就怎么搜!

助力试点企业完成项目验收

切实推动企业降本增效

为加快增值税电子发票应用和推广实施工作,降低企业交易成本,推进“六保”“六稳”工作,助力国家数字经济发展,近年来,国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局已接连开展三批单位开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作,越来越的企业开始认识到档案电子化的意义。

百望云积极参与企业电子档案升级工作,助力包括光大银行、中影股份、金田铜业、雨润集团在内的数十家各行业标杆企业完成系统对接与升级,实现电子会计档案的在线采集、整理归档、查看调阅、鉴定销毁等全生命周期管理。

用户反馈,通过使用百望云电子会计档案管理系统,大幅提升了用户体验,将财务人员从繁琐、低效的手工数据采集和数据分析工作中解放出来,减少了传统档案管理过程中的凭证整理装订工作,节约70%以上的人力及纸张成本,同时提升90%以上的档案查阅效率。

而随着发票全面电子化浪潮的推进,百望云产品也在不断的迭代更新,系统纸质档案模块即将迎来全面优化,通过条码粘贴和扫码枪扫描即可关联纸质档案和电子档案;使用扫描仪即可实现纸质档案电子化……更多惊喜敬请期待。

百望云相信,通过科技赋能,我们能帮助更多企业进一步提升内部管理效率,在保证档案高效、便捷、智能使用的基础上,助力企业财务管理转型,让每个企业尽享数字化便利。

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